Konteks
Koperasi dengan sekitar 1.400 anggota. Pengajuan pinjaman ditulis di formulir kertas, disalin ke spreadsheet bagian kredit, lalu disalin lagi ke spreadsheet bagian keuangan saat cair. Setiap salinan adalah kesempatan salah ketik, dan saat angka tidak cocok tidak ada yang tahu versi mana yang benar.
Pengurus tidak meminta aplikasi. Mereka meminta "spreadsheet yang tidak bisa diubah sembarangan". Setelah memetakan alur kerjanya, jelas bahwa yang mereka butuhkan adalah jejak persetujuan.
Yang dikerjakan
- Pemetaan alur kerja bersama empat bagian, dua hari, sebelum desain dimulai
- Alur pengajuan: input anggota, verifikasi, persetujuan berjenjang, pencairan
- Peran pengguna terpisah dengan batas wewenang nominal
- Jejak audit: siapa mengubah apa, kapan, dan nilai sebelumnya
- Migrasi 1.400 data anggota beserta riwayat angsuran
- Rekap bulanan yang bisa diunduh dalam bentuk spreadsheet
Keputusan penting
Alur kerja dipetakan sebelum satu layar didesain
Dua hari pertama dihabiskan menggambar alur yang sedang berjalan di papan tulis, bukan alur yang seharusnya. Dari situ ketahuan ada satu langkah persetujuan yang sebenarnya tidak pernah dipakai sejak 2022. Langkah itu tidak dibangun. Sistem jadi lebih sederhana karena kami menolak menyalin proses lama apa adanya.
Rekap tetap bisa diunduh sebagai spreadsheet
Bagian keuangan sudah punya cara kerja yang berjalan dengan spreadsheet, dan memaksa mereka pindah sepenuhnya akan membuat sistem ditinggalkan. Kami buat ekspor sebagai fitur kelas satu, bukan tambahan. Adopsi jadi mulus karena tidak ada yang kehilangan alat yang sudah dikuasai.
Ditaruh di server Jakarta, bukan layanan luar
Data anggota koperasi termasuk data keuangan pribadi. Kami pilih server di Jakarta dengan pencadangan harian supaya lokasi datanya jelas dan bisa dipertanggungjawabkan ke pengurus dan anggota.